Nowa wersja systemu, KSeF 2.0, to nie tylko aktualizacja techniczna, ale też zmiany legislacyjne i organizacyjne:
- Nowe API i struktura faktury ustrukturyzowanej – konieczna aktualizacja oprogramowania.
- Tryb awaryjny i offline – możliwość wystawiania faktur poza systemem w razie awarii.
- Dobrowolność dla faktur konsumenckich (B2C) – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności mogą być wystawiane poza KSeF.
- Brak obowiązku MPP z numerem KSeF – uproszczenie płatności.
📅 Etapy wdrażania KSeF – harmonogram
| Etap | Termin | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| I | 1 lutego 2026 | Firmy z obrotami > 200 mln zł brutto w 2024 r. |
| II | 1 kwietnia 2026 | Pozostałe firmy – w tym Państwa działalność |
| III | 1 stycznia 2027 | Podmioty wykluczone cyfrowo (np. mikrofirmy z obrotem <10 tys. zł/mies.) |
Źródło: Ministerstwo Finansów – KSeF 2.0 [2]
✅ Co należy przygotować przed 1 kwietnia 2026 r.?
🔧 Techniczne przygotowanie firmy
- Sprawdzenie i aktualizacja systemu fakturowania – czy obsługuje KSeF 2.0?
- Integracja z API KSeF – przez program księgowy lub dedykowane rozwiązanie.
- Weryfikacja podpisów elektronicznych – kto będzie autoryzował faktury?
- Testy przesyłania faktur do KSeF – warto rozpocząć już w 2025 r.
🧾 Organizacyjne i proceduralne działania
- Ustalenie procedur awaryjnych – co robić w razie niedostępności KSeF?
- Szkolenie pracowników – kto wystawia, kto odbiera, kto kontroluje?
- Aktualizacja regulaminów i instrukcji wewnętrznych – zgodność z nowym trybem fakturowania.
- Weryfikacja danych kontrahentów – czy są gotowi na odbiór faktur z KSeF?
📚 Dokumentacja i komunikacja
- Przygotowanie instrukcji dla klientów i kontrahentów – jak odbierać faktury z KSeF?
- Zgłoszenie pełnomocnictw do KSeF – jeśli faktury będą wystawiane przez biuro rachunkowe.
- Monitorowanie komunikatów MF – zmiany legislacyjne i techniczne mogą się jeszcze pojawić.