Traktujcie ten miesiąc jako okres próbny – lepiej teraz wychwycić błędy niż w momencie obowiązkowego wdrożenia. Dokumentujcie wszystkie kroki – to ułatwi szkolenie nowych pracowników i zapewni zgodność z przepisami. Warto już teraz przygotować mini-procedurę awaryjną (np. wystawianie faktur offline i późniejsze wprowadzenie do KSeF).
Checklista przygotowań do KSeF -start listopad 2025r.
Testy w środowisku KSeF
Wystawienie kilku faktur testowych, sprawdzenie odbioru i poprawności danych
Dział księgowości / IT
Tydzień 1
Aktualizacja systemu ERP/księgowego
Upewnić się, że dostawca wdrożył integrację z KSeF i działa ona poprawnie
IT / dostawca oprogramowania
Tydzień 1–2
Procedury obiegu dokumentów
Opracowanie kroków: kto wystawia, kto zatwierdza, jak archiwizujemy faktury
Kierownik działu finansowego
Tydzień 2
Szkolenie pracowników
Przekazanie wiedzy o fakturze ustrukturyzowanej i obsłudze KSeF
HR / dział księgowości
Tydzień 2–3
Identyfikacja ryzyk
Przygotowanie planu awaryjnego na wypadek niedostępności KSeF lub błędów integracji
Kierownik IT / compliance
Tydzień 3
Monitorowanie komunikatów MF
Śledzenie zmian legislacyjnych i nowych wytycznych
Osoba wyznaczona do compliance
Cały miesiąc
Dokumentacja procesów
Spisanie kroków i checklist dla pracowników, aby zapewnić powtarzalność i zgodność
