Uprawnienia i dostęp

Przed rozpoczęciem pracy w KSeF należy nadać odpowiednie uprawnienia osobom wystawiającym i odbierającym faktury. Wymagany jest aktualny podpis elektroniczny lub Profil Zaufany.

Przygotowanie systemów księgowych

Program do fakturowania musi być zgodny z KSeF 2.0. Rekomendowane jest wcześniejsze przetestowanie integracji w środowisku testowym lub Demo.

Zasady wystawiania i odbierania faktur

Faktura jest uznana za wystawioną dopiero po nadaniu numeru KSeF. Odbiór faktur odbywa się wyłącznie poprzez system, a nie przez pocztę e‑mail.

Organizacja obiegu dokumentów

Wprowadzenie KSeF wymaga aktualizacji procedur wewnętrznych dotyczących obiegu dokumentów. Warto przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż i księgowość.

Poprawność danych

KSeF wymaga zgodności ze strukturą XML. Błędy techniczne uniemożliwiają wystawienie faktury, dlatego zaleca się wdrożenie wewnętrznej kontroli poprawności danych.

Korzystanie z aplikacji KSeF 2.0

Dostępne są bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, w tym Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 oraz nowa wersja aplikacji mobilnej (od 1 lutego 2026 r.). Umożliwiają one obsługę faktur bez dodatkowego oprogramowania.

Archiwizacja i dostęp do dokumentów

Choć KSeF przechowuje faktury, przedsiębiorca powinien posiadać własne kopie oraz procedury tworzenia kopii zapasowych. Należy określić zasady dostępu do dokumentów.

Procedury awaryjne

W przypadku niedostępności systemu warto posiadać procedurę awaryjną, aby nie wstrzymywać sprzedaży. Po przywróceniu działania systemu dokumenty należy wprowadzić do KSeF.