W związku z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), uprzejmie informujemy o kluczowych zmianach i rekomendacjach dotyczących zasad współpracy. Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania procesów fakturowania oraz komunikacji między kontrahentami.
Kluczowe ustalenia dotyczące fakturowania
- Metoda wystawiania faktur Faktury uznawane za prawidłowe i podlegające zapłacie to wyłącznie te wystawione zgodnie z przepisami, w tym przez KSeF.
- Sposób doręczania e-faktur Faktury mogą być doręczane:
- wyłącznie w KSeF,
- w KSeF oraz dodatkowo poza systemem jako wizualizacja (np. PDF), przy czym wizualizacja bez kodów weryfikacyjnych nie będzie uznawana za dokument księgowy.
- Załączniki do faktur Należy ustalić:
- czy będą doręczane razem z fakturą,
- sposób ich identyfikacji (np. przez numer KSeF ID),
- powiązanie z konkretną fakturą.
- Działanie w trybie offline Określenie procedur na wypadek braku dostępu do KSeF (np. awaria systemu, tryb offline24).
- Termin doręczenia wizualizacji poza KSeF Maksymalnie 2 dni robocze od daty wystawienia faktury w KSeF.
- Obowiązek przesłania faktury offline do KSeF Należy dochować ustawowych terminów przesłania faktury po przywróceniu dostępu.
- Terminy płatności Należność uznaje się za wymagalną na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w KSeF.
- Zgłaszanie błędów Obowiązek informowania o nieprawidłowo wystawionych fakturach oraz przyczynach ich odrzucenia.
Dokumentacja i proces akceptacji
- Akceptacja faktury przed jej wystawieniem Warto wdrożyć proces zatwierdzania obrazu faktury przed jej przesłaniem do KSeF.
- Termin dostarczenia dokumentów źródłowych Dokumenty niezbędne do wystawienia faktury (np. protokoły, zestawienia, świadectwa) powinny być dostarczane najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca.
- Faktury bazowe i korekty W przypadku opóźnień w dokumentacji możliwe jest wystawienie faktury bazowej, a następnie korekty „in plus” po otrzymaniu danych.
Dodatkowe rekomendacje
- Komunikacja błędów i odrzuceń. Ustalenie sposobu kontaktu w przypadku błędów lub braku akceptacji faktury w KSeF.
- Powiązanie załączników z fakturą. Załączniki powinny zawierać co najmniej numer KSeF faktury, której dotyczą.
- Dodatkowe dane na fakturze.Możliwość umieszczania dodatkowych informacji ułatwiających identyfikację kontrahenta lub transakcji.
- Awaria systemu KSeF .Określenie procedury informowania o braku dostępności do KSeF i ewentualnym wstrzymaniu wystawiania faktur.